Problemy w agencjach HR. Klient nie płaci prowizji za rekrutację. Co zrobić, gdy podważa skuteczność kandydata

Model success fee jest powszechnie stosowanym, ale niezwykle ryzykownym standardem w branży HR. Zakłada on, że do momentu zatrudnienia kandydata całe ryzyko i koszty operacyjne ponosi agencja rekrutacyjna – klient nie płaci prowizji aż do osiągnięcia uzgodnionego rezultatu. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy mimo zatrudnienia rekomendowanego kandydata zleceniodawca kwestionuje skuteczność pośrednictwa i odmawia zapłaty wynagrodzenia. Jak w takiej sytuacji skutecznie dochodzić prowizji success fee i czy sprzedaż wierzytelności może być sposobem na odzyskanie należnych środków bez pogarszania relacji z klientem?

Co zrobić, gdy klient kwestionuje skuteczność rekrutacji i odmawia zapłaty prowizji?

Sytuacja, w której klient twierdzi, że sam znalazł kandydata i nie płaci, to klasyczny sposób na uniknięcie zapłaty prowizji success fee. Zleceniodawcy często wychodzą z założenia, że jeśli kandydat ostatecznie trafił do firmy przez firmową stronę internetową, portal pracy, polecenie pracownicze czy wewnętrzny dział HR, agencji nie należy się wynagrodzenie.
Takie podejście nie zawsze znajduje jednak uzasadnienie – znaczenie ma nie tyle sam kanał, przez który spłynął formularz aplikacyjny, ile związek przyczynowy między działaniami agencji a ostatecznym zatrudnieniem kandydata. Co więc może zrobić headhunter, kiedy klient kwestionuje skuteczność rekrutacji?

Wezwanie do przedstawienia twardych dowodów

Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która wywodzi z niego skutki prawne. Skoro klient twierdzi, że posiadał już profil kandydata w swojej bazie lub pozyskał go bez udziału agencji, to właśnie na nim ciąży prawny obowiązek przedstawienia twardych dowodów. Takie działanie pozwala przenieść rozmowę z poziomu ogólnych twierdzeń na fakty. Często już wówczas okazuje się, że klient nie dysponuje dowodami potwierdzającymi swoje stanowisko, a jego argumentacja opiera się wyłącznie na próbie uniknięcia kosztu prowizji.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania wierzytelnościami? Odwiedź nasz blog, gdzie znajdziesz ekspercką wiedzę oraz praktyczne poradniki dotyczące odzyskiwania należności, analizy umów i bezpiecznego obrotu fakturami w biznesie.

Analiza zapisów umowy

Precyzyjnie sformułowana umowa to jedno z najważniejszych narzędzi w sporze o prowizję success fee w rekrutacji. Jak odzyskać należne środki, gdy klient podważa wkład headhuntera? Najważniejsze jest przeanalizowanie postanowień umowy o pośrednictwo i odwołanie się do precyzyjnych klauzul:

• Definicja skutecznego pośrednictwa – umowa powinna określać precyzyjny moment powstania roszczenia o wynagrodzenie. Jeśli umowa wskazuje, że wynagrodzenie należy się za samo przedstawienie kandydata, z którym klient następnie zawarł umowę, spór o „własne kanały” staje się bezprzedmiotowy.
• Klauzula zgłoszenia duplikatu – standardem rynkowym są postanowienia dające zleceniodawcy krótki termin na formalne poinformowanie agencji, że dany kandydat znajduje się już w jego wewnętrznym procesie. Brak zgłoszenia w tym czasie oznacza, że został on uznany za pozyskanego przez agencję.
• Okres ochrony kandydata – klauzula ta zabezpiecza interesy agencji na wypadek, gdy klient zatrudni zaprezentowaną osobę dopiero po pewnym czasie. W takiej sytuacji zleceniodawca nadal ma obowiązek zapłaty.

Zgromadzenie dowodów

W sporze o prowizję success fee samo przekonanie agencji, że to ona doprowadziła do zatrudnienia kandydata, nie wystarczy. Znaczenie ma przede wszystkim możliwość wykazania tego za pomocą konkretnych dokumentów i zapisów procesu rekrutacyjnego.
Jak udokumentować skuteczność pośrednictwa rekrutacyjnego na potrzeby odzyskania prowizji? Headhunter powinien zgromadzić przede wszystkim:

• przesłane CV lub profil kandydata wraz z datą przekazania klientowi,
• korespondencję mailową dotyczącą rekomendacji i kolejnych etapów rekrutacji,
• potwierdzenia udziału kandydata w rozmowach,
• informacje zwrotne klienta dotyczące kandydatury,
• historię działań w systemie ATS,
• notatki z rozmów prowadzonych przez konsultanta,
• potwierdzenie zatrudnienia kandydata.

Czy agencja rekrutacyjna może windykować prowizję success fee?

Zgodnie z polskim prawem windykacji może podlegać każda wymagalna wierzytelność pieniężna, a więc także niezapłacona prowizja za headhunting. Co zrobić, gdy polubowne ponaglenia nie przynoszą rezultatu? W takiej sytuacji można skorzystać z jednego z dwóch rozwiązań:

Windykacja we własnym imieniu

Windykacja wiąże się z dochodzeniem należności od klienta samodzielnie lub poprzez zlecenie działań wyspecjalizowanej firmie. Obejmuje m.in. kontakt z dłużnikiem, wezwanie do zapłaty, negocjacje oraz – w razie braku porozumienia – skierowanie sprawy na drogę sądową. Rozwiązanie to pozwala agencji zachować pełną kontrolę nad sprawą, ale wymaga bezpośredniego prowadzenia sporu z klientem i często wiedzy, jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę.

Cesja wierzytelności

Sprzedaż faktury za usługi rekrutacyjne przenosi ciężar dochodzenia należności na wyspecjalizowany podmiot oferujący skup długów. W zamian za natychmiastową gotówkę przedsiębiorca przekazuje prawo do dochodzenia zapłaty od dłużnika, dzięki czemu nie musi samodzielnie prowadzić negocjacji, windykacji ani potencjalnego sporu sądowego. Jest to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla agencji HR, które chcą odzyskać należne środki, a jednocześnie zachować profesjonalną relację z klientem.
O zaletach i wadach każdego z tych rozwiązań pisaliśmy również tutaj: Windykacja a sprzedaż wierzytelności – porównanie obu rozwiązań.

Czy można sprzedać niezapłaconą fakturę za prowizję rekrutacyjną?

Jak wskazują przepisy regulujące zasady, jakim podlega cesja wierzytelności, agencja HR/headhunter może sprzedać niezapłaconą fakturę za prowizję rekrutacyjną podmiotowi trzeciemu, o ile nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa, zastrzeżenie umowne zawarte w umowie z klientem albo właściwość samego zobowiązania.
Szukasz firmy, której bez obaw sprzedasz nieopłacone faktury? Kupimy Fakturę to wyspecjalizowany podmiot, który przejmie od Twojej agencji ryzyko i ciężar dochodzenia należności od nierzetelnego klienta. Dzięki szybkiej cesji wierzytelności nie tylko łatwo odzyskasz płynność finansową, ale także unikniesz stresu i kosztów związanych z długotrwałym procesem sądowym.
Zgłoś swoją fakturę do wyceny już teraz i przekonaj się, jak szybko możesz odzyskać zamrożone środki!