Problemy z płatnościami a zakończenie roku księgowego – co należy wiedzieć?

Problemy z płatnościami na koniec roku mogą wpływać na rzetelność i wiarygodność sprawozdania finansowego, dlatego jeszcze przed nadejściem stycznia warto dokładnie przeanalizować wszystkie należności, rozważyć działania, które je zabezpieczą, oraz dokonać niezbędnych odpisów księgowych. Dlaczego to jest tak ważne? Co zrobić z przeterminowanymi należnościami przed bilansem?

Jak zaległe płatności wpływają na bilans roku?

Jeśli przedsiębiorstwo ma zaległe płatności, bilans może przedstawiać zawyżoną wartość aktywów – przeterminowane należności wciąż są wykazywane jako środki, które teoretycznie mają wpływać do firmy. Przez to też realna płynność finansowa jest niższa niż wskazuje sprawozdanie finansowe. Jednocześnie, jeśli istnieje ryzyko, że nie uda się odzyskać części lub całości należności, konieczne jest utworzenie odpisów aktualizujących, które zmniejszają wartość netto tych zobowiązań, obniżając tym samym całkowite aktywa firmy.
Jakie jeszcze konsekwencje dla przedsiębiorstwa mogą mieć przeterminowane należności? Rok księgowy kończący się z dużą liczbą zaległych płatności niesie za sobą kilka dodatkowych ryzyk i wyzwań:

• Środki z przeterminowanych należności nie są dostępne i nie pozwalają na regulowanie bieżących wydatków, co może prowadzić do problemów w normalnym funkcjonowaniu firmy.
• Konieczność dokonania odpisów aktualizujących zwiększa koszty, co obniża zysk netto i może wpłynąć na decyzje podatkowe oraz strategię inwestycyjną.
• Wysoki poziom przeterminowanych należności sygnalizuje trudności w egzekwowaniu płatności od kontrahentów i może utrudniać zawieranie nowych umów lub pozyskiwanie finansowania zewnętrznego.
• Nieodpisane lub niewłaściwie zaksięgowane należności mogą prowadzić do błędnego wykazania przychodów i aktywów, a w razie kontroli podatkowej rodzić ryzyko kar finansowych.
• Zawyżone aktywa i niepewne środki utrudniają rzetelne prognozowanie przepływów pieniężnych, budżetowanie i podejmowanie decyzji strategicznych na kolejny rok obrotowy.

Co zrobić z przeterminowanymi należnościami na koniec roku?

Zarządzanie przeterminowanymi należnościami na koniec roku księgowego, kiedy klient nie płaci za fakturę, wymaga odpowiedniej strategii, która pozwoli uporządkować księgi, zminimalizować ryzyko finansowe i poprawić rzetelność sprawozdania finansowego. Od czego warto zacząć?

Analiza przeterminowanych należności

Przed podjęciem jakichkolwiek działań warto starannie przeanalizować należności. Koniec roku księgowego to dobry moment, by zestawić zaległe długi według wieku i ryzyka oraz ocenić, które z nich są realnie możliwe do odzyskania, a które wymagają odpisów aktualizujących lub dalszych działań windykacyjnych. O tych ostatnich przeczytasz tutaj: Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?

Odpisy aktualizujące

Dokonanie odpisów aktualizujących to kolejny krok niezbędny do uporządkowania należności na koniec roku księgowego. Odpisy pozwalają realistycznie odzwierciedlić wartość aktywów w bilansie. Mogą one obejmować całą wartość należności lub jej część, w zależności od prawdopodobieństwa odzyskania. Należy również pamiętać, by je okresowo weryfikować.

Wyksięgowanie przedawnionych należności

Przygotowując bilans kończący rok finansowy, należności, które są prawnie przedawnione i nie ma realnych szans na ich odzyskanie, należy wyksięgować z ksiąg rachunkowych. Dzięki temu sprawozdanie finansowe będzie odzwierciedlało rzeczywistą wartość aktywów.
Kiedy zobowiązania się przedawniają? Zgodnie z Kodeksem cywilnym (art. 118–125), ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych wynosi 6 lat, a w przypadku roszczeń wynikających z działalności gospodarczej – 3 lata. Termin ten liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli kiedy wierzyciel mógł żądać jego spełnienia.

Działania zabezpieczające

Przedsiębiorcy borykający się z nieuregulowanymi zobowiązaniami mogą sięgnąć także po narzędzia, dzięki którym wzrośnie ich płynność finansowa. Koniec roku to szczególnie dobry moment, by ocenić, które środki będą najbardziej skuteczne.
Jak zarządzać przeterminowanymi należnościami przed zamknięciem roku?

Windykacja pozasądowa

Windykacja polubowna, czy też pozasądowa, to pierwszy i często najskuteczniejszy etap odzyskiwania należności. Obejmuje kontakt telefoniczny, e-mailowy, pisemne wezwania do zapłaty oraz negocjacje dotyczące terminów czy sposobu spłaty.
Pozasądowe działania są szybkie, tanie i pozwalają utrzymać dobre relacje z kontrahentem. Mogą doprowadzić do odzyskania należności jeszcze przed zamknięciem roku, co poprawia wynik finansowy i ogranicza konieczność tworzenia odpisów aktualizujących.

Windykacja sądowa

To kolejne narzędzie, które można wykorzystać, by rozwiązać problemy z płatnościami. Koniec roku sprzyja podjęciu decyzji o skierowaniu sprawy na drogę sądową, zwłaszcza gdy wcześniejsze próby polubownego odzyskania należności nie przyniosły efektu. Wniesienie pozwu pozwala formalnie przerwać bieg przedawnienia oraz daje szansę na uzyskanie nakazu zapłaty, który może być podstawą do wszczęcia egzekucji komorniczej.

Ubezpieczenie należności

Ubezpieczenie należności ma charakter prewencyjny. Polega na zawarciu umowy z firmą ubezpieczeniową, która – w przypadku niewypłacalności kontrahenta – pokrywa część lub całość nieopłaconej faktury.
Ubezpieczenie zwiększa bezpieczeństwo finansowe, jednocześnie ograniczając ryzyko tworzenia znaczących odpisów aktualizujących na koniec roku. Sprawdza się szczególnie u przedsiębiorców sprzedających z odroczonym terminem płatności lub działających na rynkach wysokiego ryzyka.

Cesja wierzytelności

Cesja wierzytelności jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na to, jak poprawić płynność finansową przed końcem roku księgowego. Polega na sprzedaży niezapłaconych faktur podmiotowi trzeciemu, co pozwala na natychmiastowe uzyskanie środków – bez konieczności oczekiwania na dłużnika czy prowadzenia długotrwałej windykacji.
Cesja to jednak nie tylko szybki zastrzyk gotówki, ale także sposób na skuteczne porządkowanie należności. Koniec roku dzięki temu będzie znacznie łatwiejszy do zamknięcia – przedsiębiorca pozbywa się przeterminowanych faktur obciążających bilans, zmniejsza ryzyko tworzenia wysokich odpisów aktualizujących i zyskuje bardziej przejrzysty obraz sytuacji finansowej.
Chcesz uporządkować kwestię nieuregulowanych zobowiązań? Zobacz, co do zaoferowania ma usługa KupimyFakturę.pl! Oferujemy skup niezapłaconych faktur, zapewniając szybki dostęp do gotówki. Już teraz sprawdź, jak działamy i zamknij rok z uporządkowanymi księgami!