Utrzymujesz serwery klienta, który od trzech miesięcy nie płaci – do kiedy?

W niektórych branżach niezapłacona faktura to nie tylko zamrożony kapitał, ale przede wszystkim realny, rosnący z każdym miesiącem koszt operacyjny – doskonałym tego przykładem jest firma IT. Jeśli klient nie płaci za abonament, dostawca usług chmurowych, hostingu czy wsparcia MSP (Managed Service Provider) staje przed ogromnym wyzwaniem.

Czy klient ma prawo nie zapłacić za usługę?

Co do zasady klient nie ma prawa odmówić zapłaty za usługę, jeśli została ona wykonana prawidłowo i zgodnie z ustaleniami. W relacjach B2B odmowa zapłaty za wykonaną usługę jest uzasadniona wyłącznie w dwóch sytuacjach:
• Niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi – jeśli usługa miała istotne wady, była niedostępna w sposób naruszający postanowienia umowy lub wykonano ją niezgodnie ze specyfikacją, klient może zgłosić formalną reklamację i powstrzymać się z zapłatą do czasu jej usunięcia lub żądać obniżenia ceny.
• Skuteczne potrącenie wierzytelności – jeśli klient poniósł udokumentowaną szkodę z winy wykonawcy (np. wskutek awarii wynikającej z zaniedbania dostawcy) i naliczył z tego tytułu kary umowne lub odszkodowanie, może złożyć oświadczenie o potrąceniu swoich roszczeń z należnością za usługę.
Przeczytaj również: Projektowy tryb pracy a płynność finansowa – kiedy agencja marketingowa lub software house zaczyna finansować klienta?

Co zrobić z klientem, który nie płaci?

W branży MSP zatory płatnicze mogą szybko przełożyć się na kłopoty finansowe firmy. Chociaż nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka związanego z nieuczciwymi kontrahentami, przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji narzędzia pozwalające skutecznie ograniczyć straty:
• Naliczenie rekompensaty i odsetek – przedsiębiorca, który doświadcza opóźnień w płatnościach, może naliczyć klientowi odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz dochodzić zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
• Ograniczenie współpracy, jeżeli istnieje ku temu podstawa – jeśli pozwalają na to zapisy umowy lub regulaminu SLA, dostawca może czasowo zablokować dostęp do panelu zarządczego, wstrzymać obsługę Helpdesk lub zawiesić nowe prace rozwojowe, zapobiegając dalszemu generowaniu kosztów operacyjnych. Warto się jednak upewnić, że zawieszenie usługi za zaległości mieści się w granicach obowiązującego prawa oraz zapisów kontraktowych.
Sprawdź również: Jak poprawić terminowość płatności?

Czy można wyłączyć usługę klientowi, który nie płaci?

To, czy można odciąć klientowi dostęp za brak płatności, zależy przede wszystkim od tego, co przewiduje regulamin oraz umowa SLA. Brak zapłaty sam w sobie nie daje dostawcy automatycznego prawa do natychmiastowego i dowolnego odcięcia infrastruktury klienta.
Jeżeli umowa przewiduje możliwość zawieszenia lub ograniczenia usługi w przypadku zaległości płatniczych, dostawca może skorzystać z takiego uprawnienia, ale powinien działać zgodnie z określoną w umowie procedurą.

Czy muszę wydać dane klientowi, który zalega z płatnościami?

Zawieszenie usługi za zaległości nie daje dostawcy prawa do zatrzymania danych. Takie działanie nie tylko generuje ogromne ryzyko prawne, ale jest wręcz nielegalne.
Dane stanowią własność klienta, a firma MSP występuje tu jedynie jako podmiot przetwarzający. W B2B nie istnieje prawo zastawu na cyfrowym mieniu kontrahenta z tytułu nieopłaconych faktur. Takie działanie daje klientowi bezpośrednią podstawę do żądania odszkodowania za straty operacyjne oraz utracone korzyści.

Jak zapisać w umowie prawo do wstrzymania usługi?

Regulaminy SaaS i umowy ramowe o opiekę IT to najlepszy sposób, by zabezpieczyć interesy wykonawcy w relacjach z klientami. Tego typu dokumenty powinny zawierać dopracowane klauzule określające, kiedy dostawca może ograniczyć lub zawiesić świadczenie usług z powodu zaległości płatniczych oraz jakie są konsekwencje takiego działania. Warto również jasno uregulować odpowiedzialność stron za skutki zawieszenia usługi wynikającego z braku zapłaty.
Co konkretnie powinno znaleźć się w umowie?
• Liczba dni opóźnienia – umowa powinna jasno wskazywać, po jakim czasie od terminu płatności dostawca uzyskuje prawo do zawieszenia lub ograniczenia usługi. Może to być np. 14 albo 30 dni od dnia wymagalności faktury.
• Obowiązek uprzedniego ostrzeżenia – warto przewidzieć obowiązek wysłania klientowi wezwania do zapłaty oraz informacji o planowanym ograniczeniu usługi. W zawiadomieniu należy wskazać wysokość zaległości, faktury objęte zadłużeniem, termin na uregulowanie należności oraz przewidywaną datę zawieszenia.
• Wyłączenie parametrów SLA – umowa powinna określać, że w okresie zawieszenia usługi z przyczyn leżących po stronie klienta dostawca nie odpowiada za przerwy w działaniu funkcjonalności, które gwarantowała umowa SLA, a brak zapłaty zwalnia go z przestrzegania gwarantowanych czasów reakcji.
• Procedura wydania danych – jeśli dostawca przechowuje dane klienta, umowa powinna określać, co dzieje się z nimi w przypadku zawieszenia lub zakończenia współpracy. Warto wskazać format eksportu, sposób przekazania danych, termin ich odbioru oraz zasady dotyczące migracji do innego środowiska.

Co zrobić, jeśli klient nie zapłacił za usługę?

Nieopłacone faktury za usługi IT stanowią duże wyzwanie dla płynności firmy. Branża ta jest szczególnie narażona na ukryte koszty zatorów płatniczych, bo zamrożony kapitał błyskawicznie zamienia się w bieżącą stratę finansową. 
Jakie kroki może podjąć firma oferująca usługi chmurowe, wsparcie IT lub hosting, gdy klient nie płaci? Co zrobić, by odzyskać pieniądze sprawnie i bez zbędnego ryzyka?

Weryfikacja dokumentów i kontakt z klientem

Przed podjęciem jakichkolwiek twardych działań warto upewnić się, że faktura nie zawiera błędów formalnych i faktycznie dotarła do klienta. Należy sprawdzić przede wszystkim numer dokumentu, kwotę, termin płatności, dane nabywcy oraz zgodność naliczonej opłaty z warunkami umowy. Jednocześnie niezależnie od tego, czy rozliczany jest hosting, wsparcie techniczne, czy abonament SaaS, niezapłacone faktury zawsze wymagają potwierdzenia, czy umowa nadal obowiązuje i czy w danym okresie dostawca prawidłowo realizował zakontraktowane świadczenia.

Oficjalne przedsądowe wezwanie do zapłaty

Jeśli kontrahent nagle przestał płacić i nie wykazuje chęci wyjaśnienia sprawy lub unika kontaktu, kolejnym krokiem powinno być wystosowanie formalnego, przedsądowego wezwania do zapłaty. Takie pismo ma dużą wartość dowodową w ewentualnym postępowaniu sądowym, dlatego najlepiej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Skierowanie sprawy do sądu

W przypadku bezspornych należności wynikających z nieopłaconych faktur B2B najszybszym i najtańszym sposobem na odzyskanie pieniędzy jest złożenie pozwu w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym (EPU). Cała procedura odbywa się cyfrowo. Po wydaniu przez sąd nakazu zapłaty i nadaniu mu klauzuli wykonalności, dokument ten stanowi bezpośrednią podstawę do wszczęcia egzekucji komorniczej.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania wierzytelnościami? Śledź na bieżąco nasz blog, gdzie znajdziesz wiele cennych informacji i praktycznych porad.

Czy można sprzedać fakturę za abonament?

Nieopłacone faktury za usługi IT podlegają dokładnie takim samym przepisom jak każde inne wierzytelności handlowe w obrocie B2B. Dostawca ma pełne prawo sprzedać nieopłaconą fakturę abonamentową podmiotowi trzeciemu bez konieczności uzyskiwania zgody dłużnika. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy w podpisanej umowie ramowej lub regulaminie znajduje się klauzula uniemożliwiająca bezpośredni skup długów.
Co zrobić, jeśli kontrahent nie płaci? Dzięki usłudze Kupimy Fakturę odpowiedź na to pytanie staje się banalnie prosta! Zamiast czekać tygodniami lub miesiącami na przelew i samodzielnie prowadzić windykację, możesz szybko zamienić niezapłaconą fakturę na gotówkę. Oferowany przez nas skup niezapłaconych faktur pozwala odzyskać środki zamrożone w należnościach i zadbać o płynność finansową firmy, nawet gdy klient nie wywiązuje się z terminu płatności.
Nie czekaj, aż niezapłacone faktury zaczną blokować rozwój Twojej firmy. Zgłoś swoją fakturę do wyceny i sprawdź, ile możesz odzyskać!