Jak poprawić terminowość płatności?

Problemy z terminowością płatności mogą dotyczyć wielu firm i stanowić realne wyzwanie dla zarządzania finansami. Nawet ponad 90% przedsiębiorstw może doświadczać opóźnień płatności od swoich klientów, co często wymusza konieczność korzystania z krótkoterminowych kredytów oraz utrudnia planowanie i inwestycje. Skąd się biorą takie opóźnienia? Jak poprawić terminowość płatności? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.

Jakie mogą być powody opóźnień w płatnościach?

Opóźnienia w płatnościach mogą wynikać zarówno z sytuacji ekonomiczno-finansowej dłużnika, jak i błędów formalnych oraz operacyjnych. Pewien udział w nich mają także spory handlowe i reklamacje, a także sytuacje, w których kontrahent celowo wstrzymuje zapłatę, tłumacząc się wadami lub nieterminową realizacją usługi czy dostawy towaru.

Co może zaburzać terminowość płatności?

• Brak płynności po stronie dłużnika – są sytuacje, w których firma nie ma środków na koncie, bo np. sama czeka na zapłatę od swoich kontrahentów („efekt domina”).
• Świadome „kredytowanie się” kosztem wierzyciela – niektórzy kontrahenci celowo przesuwają płatności, by dłużej obracać „cudzym” kapitałem.
• Błędy w dokumentach – na terminowość płatności mogą wpływać również niekompletne lub niepoprawne faktury (np. brak numeru zamówienia, błędne dane NIP, pomyłki w kwotach). Tutaj wymieniamy najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur, które utrudniają odzyskanie pieniędzy.
• Niewydolne procesy wewnętrzne – zbyt długi obieg dokumentów lub brak systemu monitorowania płatności zwiększają ryzyko błędów i niedopatrzeń, w których efekcie łatwo o niedopilnowanie płatności.
• Niejasne warunki umowy – aby otrzymać płatność na czas, warto pamiętać o jednoznacznym określeniu termin zapłaty oraz doprecyzowaniu zapisów dotyczących konsekwencji opóźnień.
• Nieprzewidziane zdarzenia – czasami przeszkodą w uregulowaniu płatności o czasie są nagłe zdarzenia, które blokują przepływy finansowe.

Zobacz również: Dlaczego klienci nie płacą faktur?

Jak poprawić terminowość płatności?

Poprawa terminowości płatności wymaga wdrożenia odpowiedniej strategii, która pozwoli zminimalizować ryzyko związane z zatorami płatniczymi i brakiem płynności finansowej. Może ona obejmować wiele aspektów, począwszy od zapisów w umowach, poprzez monitoring należności.

Umowy i klauzule umowne

Zastanawiając się nad tym, jak poprawić terminowość płatności, warto zacząć od stosowania w umowach jasnych i czytelnych zapisów dotyczących terminów płatności oraz konsekwencji za ich przekroczenie. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się między innymi na stosowanie kar umownych. Umowy powinny zawierać także klauzule dotyczące mechanizmów rozliczeń zaliczek oraz ewentualnych etapów płatności.

Monitoring należności i systemy przypomnień

Poprawę terminowości płatności mogą wspierać także nowoczesne systemy do zarządzania należnościami. Często umożliwiają one automatyczne monitorowanie płatności, wysyłkę przypomnień i wezwań do zapłaty, a także generowanie raportów w czasie rzeczywistym. To pozwala na łatwiejsze identyfikowanie potencjalnych opóźnień i odpowiednie reagowanie.

Stosowanie zaliczek

Kolejnym sposobem na poprawę terminowości może być modyfikacja systemu płatności. Dzięki wprowadzeniu zaliczki, zwłaszcza w projektach długoterminowych, firma nie zamraża całości należnych środków, co może wpływać pozytywnie na jej płynność finansową. Warto jednak pamiętać, że faktury zaliczkowe powinny być prawidłowo dokumentowane, a ich saldo monitorowane, tak by uniknąć rozbieżności i sporów przy rozliczaniu końcowym.

Jak poprawić płatności?

W kwestii tego, jak zwiększyć terminowość płatności, warto wziąć pod uwagę również inne narzędzia i techniki, które zabezpieczą interesy firmy:

• Ustalenie zasad reklamacji – przejrzyste i zrozumiałe procedury, które określają także terminy zgłaszania reklamacji, mogą w pewnym stopniu ograniczyć problem wstrzymanych płatności ze względu na wady towaru/usług.
• Sprawdzenie sytuacji gospodarczej kontrahenta – przed nawiązaniem współpracy, warto sprawdzić partnera, co pomoże zmniejszyć ryzyko związane z jego niewypłacalnością, a tym samym przekłada się na poprawę terminowości płatności.
• Mechanizmy zabezpieczające – kary umowne, gwarancje bankowe lub poręczenia pozwalają na szybsze egzekwowanie roszczeń, zabezpieczając interesy firmy.
• Automatyzacja procesu fakturowania – dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów, wiele procesów można zautomatyzować, co ogranicza ryzyko błędu ludzkiego i opóźnienia w płatnościach.
• Procedury odzyskiwania należności – zastanawiając się nad tym, jak poprawić płatności, warto rozważyć także stworzenie procedur postępowania w przypadku opóźnień w płatnościach.

Jeśli jednak metody poprawy terminowości płatności zawodzą, a kontrahent nie płaci pomimo podejmowanych działań, warto rozważyć sprzedaż faktur w ramach usług faktoringowych lub cesji wierzytelności.



Cesja wierzytelności przenosi prawa do dochodzenia należności z dotychczasowego wierzyciela na osobę trzecią lub firmę w zamian za określony procent wartości nominalnej faktury – w przypadku usługi KupimyFakture.pl może to być nawet 85%! Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca nie musi czekać na płatność od swojego klienta, tylko praktycznie od razu otrzymuje środki, które może przeznaczyć na bieżące wydatki firmy.
W KupimyFakture.pl zadbaliśmy także o to, by sam proces sprzedaży był prosty i szybki, a formalności ograniczone do minimum. Już teraz uzupełnij prosty formularz on-line i sprawdź, ile możesz zyskać sprzedając nam swoje nieuregulowane faktury!