Dlaczego klienci nie płacą faktur?

Dlaczego klient nie chce zapłacić?

Powody braku płatności mogą być różnorodne i nie zawsze wiążą się z celowym działaniem kontrahenta. Czasami za opóźnienia odpowiadają problemy z komunikacją, niedopatrzenie czy błędy proceduralne. Dlatego też za każdym razem warto wiedzieć, co stoi za unikaniem płacenia faktur i reagować adekwatnie do sytuacji.
Dlaczego klient nie płaci? Przedstawiamy zidentyfikowane przez nas przyczyny, które mogą być powodem braku zapłaty.

• Brak środków finansowych – niepłacący klienci sami mogą mieć problem z płynnością finansową ze względu na brak zapłaty za wystawione przez nich faktury, co ogranicza ich zdolność do spłaty własnych zobowiązań.
• Błędne dane na fakturze – jeśli klient nie płaci, warto sprawdzić poprawność danych na fakturze. Błędne dane nabywcy, nieprawidłowa stawka VAT lub złe opisanie przepisu transakcji może sprawić, że kontrahent odmówi płatności lub opóźni ją do czasu wystawienia korekty.
• Braki kadrowe – w wielu firmach za płatności odpowiadają konkretne osoby, a ich nieobecność (np. urlop, choroba) może generować opóźnienia w płatnościach.
• Metody zarządzania fakturami – brak płacenia faktur może nie być celowy również wtedy, gdy firma nie dysponuje przejrzystymi procedurami obsługi dokumentów. Łatwo wówczas o niedopilnowanie terminu płatności lub przeoczenie faktury.
• Faktura nie dotarła do klienta – zdarzają się również sytuacje, w których klient nie zapłacił, bo nie otrzymał faktury lub ją zgubił.
• Odmowa zapłaty jako element negocjacji – próba negocjacji ze sprzedającym to kolejny z możliwych powodów opóźniania płatności. Kontrahenci mogą bowiem uważać, że takie działania pomogą im uzyskać rabat lub ustalić lepsze warunki współpracy.
• Zmiany gospodarcze i makroekonomiczne – wpływ na opóźnienia w płatnościach mogą mieć także czynniki zewnętrzne – wzrost inflacji, niepewność gospodarcza czy nagły spadek sprzedaży, które mogą powodować konieczność ochrony przede wszystkim własnej firmy.

Jak weryfikować kontrahentów, aby przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach?

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej niepłacący klienci mogą być stałym elementem ryzyka. Można jednak skuteczniej bronić się przed opóźnieniami, wdrażając system weryfikacji kontrahentów, który może pomóc w ocenie wypłacalności.  Jakie strategie warto wdrożyć, by zminimalizować ryzyko opóźnień w płatnościach?

• Weryfikacja kontrahenta przed współpracą – absolutnym minimum powinno być sprawdzenie partnera biznesowego w rejestrach publicznych (np. CEIDG, KRS, Biała lista podatników VAT) oraz warto także sprawdzić w rejestrach dłużników.
• Jasne i precyzyjne warunki umowne – spisując umowę, warto ustalić konkretne terminy i warunki płatności oraz umieścić zapisy dotyczące kar umownych za opóźnienia, procedur reklamacyjnych oraz zabezpieczeń.
• Systematyczny monitoring płatności i automatyczne przypomnienia – aby przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach, można również wdrożyć system automatycznego wysyłania przypomnień o nadchodzących lub przeterminowanych płatnościach.

Co zrobić, gdy klient nie płaci faktur?

Zastanawiasz się, jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę? Przede wszystkim nie zostawiaj tej sprawy samej sobie i czekaj, aż się samodzielnie rozwiąże. Dla odzyskania pieniędzy kluczowe jest natychmiastowe i konsekwentne działanie.



Pierwszym krokiem powinna być komunikacja z dłużnikiem mająca na celu przypomnienie o zaległej płatności oraz przedstawienie oczekiwań dotyczących jej uregulowania. Jeśli klient ma trudności finansowe, warto rozważyć zaproponowanie elastycznych rozwiązań (rozłożenie długu na raty, przesunięcie terminu płatności), co powinno ułatwić mu spłatę długu.
Gdy takie polubowne działania nie przynoszą rezultatu, kolejnym krokiem jest wysłanie wezwania do zapłaty. W dokumencie tym należy podać dokładną kwotę zadłużenia, termin uregulowania płatności oraz informacje o konsekwencjach braku zapłaty, takich jak naliczenie odsetek czy skierowanie sprawy na drogę prawną.
W przypadku dalszej zwłoki i braku reakcji ze strony kontrahenta należy rozważyć podjęcie kroków prawnych, zaczynając od skierowania pozwu o zapłatę. Po pozytywnym rozstrzygnięciu sprawy, orzeczenie możesz skierować do egzekucji komorniczej.


Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat działań, jakie może podjąć przedsiębiorca wobec dłużnika, przeczytaj nasz wcześniejszy artykuł: Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury za usługę?