Sygnały ostrzegawcze, że Twój kontrahent może stać się problematycznym dłużnikiem

Nierzetelny kontrahent może stać się poważnym problemem nawet dla dobrze prosperującej firmy, dlatego też każdy przedsiębiorca powinien nauczyć się rozpoznawać sygnały ostrzegawcze wskazujące na ryzyko niewypłacalności. Już teraz zobacz, jakie zachowania powinny wzbudzać Twoją czujność i co zrobić, gdy klient opóźnia płatność. Poniżej prezentujemy niektóre z nich.

Jakie są pierwsze sygnały problemów z płatnościami?

Podjąłeś współpracę z nowym klientem i choć na pierwszy rzut oka wszystko wydaje się w porządku, coś zaczyna Cię niepokoić? A może osoba, z którą łączy Cię wieloletnia relacja handlowa, obniżyła jakość usług, a kontakt z nią jest utrudniony? Takie sytuacje praktycznie nigdy nie są przypadkiem – nierzetelny kontrahent często wcześniej wysyła subtelne, ale bardzo wymowne sygnały o swoich problemach finansowych. Na co warto zwrócić uwagę? Jak rozpoznać niewypłacalnego kontrahenta?

Opóźnienia w płatnościach

Każde, nawet pojedyncze opóźnienie w płatnościach powinno być traktowane jako sygnał ostrzegawczy. Chociaż brak terminowej zapłaty nie musi od razu oznaczać utraty płynności finansowej przez kontrahenta, to zawsze wskazuje, że po jego stronie np. coś nie działa prawidłowo – czy to procedury wewnętrzne, organizacja pracy, czy finanse.

Unikanie kontaktu lub zmiana w stylu komunikacji

Kontrahent, który przestaje odbierać telefony, odpisuje po długim czasie lub przekazuje komunikację nowym, nieznanym osobom z firmy, najczęściej stara się ograniczyć rozmowy o zobowiązaniach. Nagłe „przeorganizowanie działu finansowego”, częste zmiany księgowego czy osoby decyzyjnej mogą maskować chaos organizacyjny lub problemy wewnętrzne.

Zwlekanie z potwierdzaniem zamówień czy podpisaniem dokumentów

To kolejne sygnały ostrzegawcze dłużnika, których nie powinno się bagatelizować. Zbytnie przeciąganie formalności może bowiem świadczyć np. o tym, że firma celowo odkłada moment powstania zobowiązania, bo nie ma pewności, czy będzie w stanie je pokryć.

Prośby o odroczenie lub rozłożenie płatności na raty

Jeśli kontrahent wnioskuje o wydłużenie terminu zapłaty, zmianę warunków lub płatność ratalną, zazwyczaj oznacza to, że brakuje mu środków na bieżące regulowanie faktur. Jednorazowa prośba może być jednak uzasadniona – negocjacje są ważnym elementem partnerstwa i pozwalają dostosować się do zmieniających warunków rynkowych – jednak wielokrotne odwoływanie się do „chwilowych trudności” powinno być odczytane jako silny sygnał ostrzegawczy, wskazujący na realne problemy z płynnością finansową i rosnące ryzyko niewypłacalności.

Negatywne sygnały z rynku

Jak jeszcze można rozpoznać niewypłacalnego kontrahenta? Warto słuchać sygnałów płynących z rynku, które mogłyby wskazywać na to, że firma traci kluczowych klientów, zamyka oddziały lub redukuje personel, czy przestała publikować wymagane prawem sprawozdania finansowe. Takie informacje często pojawiają się, zanim bezpośrednio odczujesz ich skutek w swoich rozliczeniach.

Jakie błędy prowadzą do współpracy z wątpliwym kontrahentem?

Do współpracy z kontrahentem, który ostatecznie okazuje się dłużnikiem niewywiązującym się ze swoich zobowiązań, bardzo często dochodzi z powodu konkretnych błędów. Na szczęście wiele z nich można skutecznie wyeliminować.

• Brak pisemnej lub szczegółowej umowy – brak jasno skonkretyzowanych warunków umowy (lub umowa, która nie zawiera precyzyjnych warunków) zwiększa ryzyko problemu w przypadku konieczności dochodzenia swoich roszczeń.
• Pominięcie weryfikacji kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy – prewencja zadłużenia B2B wymaga rzetelnego sprawdzenia sytuacji finansowej i reputacji firmy, z którą ma się zamiar wejść w relację biznesową. Bez tego łatwo nawiązać współpracę z kimś o niepewnej kondycji, kto może stać się przyczyną problemów.
• Brak monitorowania płatności i słaba kontrola nad realizacją współpracy – chociaż najłatwiej założyć, że wszyscy mają dobre intencje, w biznesie lepiej sprawdza się zasada ograniczonego zaufania. Warto więc stale monitorować płatności i szybko reagować na wszelkie anomalie.
• Utrzymywanie współpracy mimo narastających problemów finansowych kontrahenta – czasami firmy kontynuują współpracę z partnerem mimo coraz wyraźniejszych sygnałów ostrzegawczych, w nadziei, że tym razem nie będzie problemów. Co do zasady to błędna strategia, która może prowadzić do znacznych strat.
• Brak mechanizmów zabezpieczających – podpisując umowę z nowym kontrahentem, warto odpowiednio zadbać o swoje interesy i wprowadzić do umowy klauzule dotyczących np. kar umownych za opóźnienie w realizacji zamówienia, zastrzec prawa własności, czy wymagać poręczenia. Bez takich rozwiązań trudniej jest zmusić dłużnika do zapłaty oraz ograniczyć ryzyko strat.

Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy?

Prewencja zadłużenia B2B nie tylko umożliwia utrzymanie płynności finansowej firmy, ale także znacząco zmniejsza ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnym kontrahentem. Jakie kroki warto podjąć, by ochronić przedsiębiorstwo przed potencjalnymi stratami?

• Weryfikacja w rejestrach publicznych – sprawdzenie danych firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) pozwala potwierdzić status prawny oraz uzyskać podstawowe informacje o działalności kontrahenta.
• Analiza finansów – ocenę sytuacji finansowej potencjalnego kontrahenta można przeprowadzić na podstawie dostępnych sprawozdań finansowych, raportów gospodarczych oraz z wykorzystaniem narzędzi monitorujących ryzyko niewypłacalności.
• Sprawdzenie w Krajowym Rejestrze Długów BIG S.A. (KRD) – dzięki informacjom gospodarczym można nie tylko zweryfikować kontrahenta, ale także skutecznie ocenić ryzyko współpracy.
• Weryfikacja podatkowa przez Białą listę VAT – pozwala potwierdzić, czy kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz czy jego rachunek bankowy jest zgodny z przedstawionymi przez niego dokumentami.

O weryfikacji kontrahentów pisaliśmy również tutaj: Jak sprawdzić kontrahenta? Rola BIG w ograniczaniu ryzyka.

Jak reagować, gdy kontrahent opóźnia płatność?

Wiesz już, jak rozpoznać niewypłacalnego klienta. Co jednak gdy zaczynają się pojawiać z jego strony problemy z płatnościami? W takiej sytuacji warto działać szybko i metodycznie. Poniżej znajdziesz niektóre z dostępnych rozwiązań – temat szerzej omówiliśmy tutaj: Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?

Pierwsze przypomnienie i próba kontaktu

Czasami wystarczy już krótka rozmowa telefoniczna lub mail z przypomnieniem o zaległości, by sprawa została rozwiązana. W trakcie kontaktu postaraj się ustalić przyczynę opóźnienia oraz zaproponuj (jeśli to możliwe) elastyczne rozwiązanie – np. rozłożenie płatności na raty, jeśli kontrahent przejściowo ma trudności. Pamiętaj też, że w transakcjach B2B od dnia następującego po terminie płatności masz prawo naliczyć odsetki za opóźnienie. Kwestie te są regulowane przepisami prawa m.in. ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wraz z odpowiednimi przepisami Kodeksu cywilnego.

Wysłanie formalnego wezwania do zapłaty

Jeśli wcześniejsza próba nie przyniosła rezultatu lub nierzetelny kontrahent unika kontaktu, wyślij formalne wezwanie do zapłaty. Najlepszym rozwiązaniem będzie list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub e-mailem z potwierdzeniem.

Monitorowanie i działanie prewencyjne

Równolegle z podejmowanymi działaniami monitoruj sytuację kontrahenta. Dzięki temu będziesz wiedzieć, czy nadal się kontaktuje i czy pojawiają się kolejne opóźnienia. To ważne, bo pozwoli Ci ocenić skalę problemu i zaplanować kolejne kroki.

Kroki prawne

Skierowanie sprawy do sądu jest rozwiązaniem, które stosuje się, gdy inne metody windykacji zawodzą. Pozwala bowiem na uzyskanie prawomocnego orzeczenia oraz zwrócenie się do komornika. Ten dysponuje narzędziami pozwalającymi na egzekucję długu z majątku dłużnika.
Jeśli jednak nie chcesz angażować się w działania windykacyjne, możesz skorzystać z usługi KupimyFakture. To doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą utrzymać płynność finansową swojej firmy bez czekania na płatność ze strony nierzetelnego kontrahenta. Już teraz poznaj inne korzyści ze sprzedaży niezapłaconej faktury i wybierz pewną gotówkę zamiast obaw!