Zaliczka a zadatek – różnice i znaczenie przy współpracy z klientami

Zaliczka i zadatek to dwie różne formy zabezpieczania płatności i choć pozornie wydają się podobne, to jednak różnice prawne i praktyczne pomiędzy nimi mogą mieć kluczowe znaczenie dla ryzyka finansowego firmy. Odpowiadamy, czym jest zaliczka, a czym zadatek oraz kiedy warto je stosować.

Jakie są różnice między zaliczką a zadatkiem?

Zadatek jest uregulowany w art. 394 Kodeksu cywilnego i pełni funkcję zabezpieczającą oraz dyscyplinującą. Jeśli jedna ze stron nie wykona umowy, strona otrzymująca zadatek może go zatrzymać, zaś strona która go dała może zażądać jego zwrotu w podwójnej wysokości. Zaliczka natomiast jest przedpłatą na poczet świadczenia, nie ma szczególnej regulacji ustawowej i co do zasady podlega zwrotowi, jeśli umowa nie dojdzie do skutku.

Czym różni się zaliczka od zadatku w umowie?

• W przypadku niewykonania umowy przez stronę, która otrzymała zadatek, wpłacający może żądać jego podwojenia, zaś strona która go dała może zażądać jego zwrotu w podwójnej wysokości – w zależności od tego, która ze stron ponowi winę. Natomiast zaliczka w takiej sytuacji podlega zwrotowi w pełnej wysokości, chyba że strony umówiły się inaczej.
• Kolejna różnica między zaliczką a zadatkiem to funkcja w umowie. Ta pierwsza pozwala sfinansować wstępne koszty lub częściowo pokryć cenę świadczenia. Zadatek działa jako forma zabezpieczenia wykonania umowy – motywuje strony do realizacji zobowiązań i chroni przed nagłą rezygnacją.
• Co do zadatku, to strony mogą ustalić jego wysokość, termin wpłaty i konsekwencje niewykonania umowy. Z kolei w przypadku zaliczki wszystkie ustalenia zależą wyłącznie od umowy.
• Zadatek zapewnia ochronę finansową nawet przy braku konieczności wykazywania szkody, natomiast zaliczka chroni głównie interesy płatnika w zakresie wykonania świadczenia.

Czy zaliczka zawsze podlega zwrotowi?

Ze względu na to, jaki charakter ma zaliczka, definicja jej zwrotności zależy przede wszystkim od ustaleń stron oraz okoliczności niewykonania umowy. Zaliczka jest przedpłatą na poczet świadczenia, a nie formą zabezpieczenia czy kary, dlatego też zazwyczaj jest zwracana, gdy usługa/dostawa towarów nie zostaje wykonana i żadna ze stron nie ponosi za to winy.
O tym, czy zaliczka jest zwrotna w całości, w części lub wcale, decydują też zapisy umowy dotyczące kosztów poniesionych przez wykonawcę w związku z realizacją zamówienia. Jeżeli wykonawca rozpoczął świadczenie i poniósł wydatki (np. zakup materiałów, rezerwacje, przygotowania), strony mogą przewidzieć potrącenie tych kosztów z zaliczki – inaczej powinna być ona zwrócona w pełnej wysokości.

Czy zadatek jest zwrotny?

Wiemy już kiedy zwrotna jest zaliczka. A zadatek? W tym przypadku decydują przepisy:

• Jeśli strona, która otrzymała zadatek, nie wykona umowy, druga strona - wpłacający może od umowy odstąpić i ma prawo żądać zwrotu zdatku w podwójnej wysokości.
• Jeśli wpłacający zadatek nie wykona umowy, strona otrzymująca zadatek może od umowy odstąpić zatrzymując zadatek w całości.
• Zadatek jest zwrotny, gdy umowa zostaje rozwiązana lub niewykonana z przyczyn, za które żadna ze stron nie ponosi winy, lub gdy strony przewidziały w umowie takie rozwiązanie.

Co wybrać: zaliczkę czy zadatek?

Biorąc pod uwagę właściwości, jakie mają zaliczka a zadatek, różnice pomiędzy nimi oraz stopień ryzyka, które chcemy zabezpieczyć, wybór powinien być uzależniony od celu wpłaty i charakteru transakcji.
Kiedy stosować zaliczkę? Ta forma zabezpieczenia sprawdza się głównie w sytuacjach, gdy celem jest częściowe sfinansowanie kosztów realizacji zamówienia lub usługi, a ryzyko niewykonania umowy jest stosunkowo niskie. Zaliczka jest elastyczna, zazwyczaj podlega zwrotowi, jeśli umowa nie dojdzie do skutku, i nie pełni funkcji kary ani zabezpieczenia odszkodowawczego.
Kiedy stosować zadatek? Ten rodzaj przedpłaty warto stosować w celu zabezpieczenia wykonania umowy i ochrony przed nagłą rezygnacją klienta oraz spowodowanymi przez to stratami finansowymi. Kiedy lepiej pobierać zadatek niż zaliczkę? Zadatek jest szczególnie przydatny w przypadku umów wysokowartościowych, długoterminowych projektów lub współpracy z nowymi, nieznanymi klientami, gdzie ryzyko rezygnacji jest większe. Można go stosować również w umowach przedwstępnych, rezerwacjach terminów czy przy projektach, które wymagają dużych nakładów finansowych na start.

Kiedy zadatek lepiej chroni firmę?

Zastosowanie zaliczki i zadatku w biznesie zależy od stopnia ryzyka i charakteru transakcji, ale zadatek lepiej chroni firmę w sytuacjach, gdy niewykonanie umowy może powodować istotne straty finansowe. Warto jednak pamiętać, że chociaż w jego przypadku działają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, niezbędne jest sporządzenie precyzyjnej umowy, która dokładnie określi:

• charakter wpłaty (zadatek czy zaliczka),
• wysokość i termin wpłaty,
• warunki zwrotu lub zatrzymania zadatku,
• konsekwencje niewykonania umowy oraz odpowiedzialność stron.

Zapisy te mają znaczenie nie tylko ze względu na to, jak zaliczka i zadatek chronią przed stratami, ale także dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń – również w przypadku cesji wierzytelności. Zobacz, jak zabezpieczyć swoje należności dzięki umowie.
Takiej cesji możesz dokonać między innymi w ramach usługi KupimyFakture.pl. Oferujemy skup niezapłaconych faktur, także gdy w grę wchodzi zaliczka i zadatek. Definicja cesji wierzytelności w tym kontekście oznacza przeniesienie praw do należności z jednej strony (cedenta) na inną stronę (cesjonariusza). Dzięki temu przedsiębiorca może sprzedać swoje roszczenie finansowe, uzyskując natychmiastowy dostęp do środków i ograniczając ryzyko braku płatności. Już teraz skorzystaj z możliwości bezpłatnej wyceny i zobacz, ile możesz zyskać, jednocześnie pozbywając się problemu długów nieuregulowanych przez swoich klientów!