Windykacja faktury – jak odzyskać należności z faktur?

Co to jest windykacja faktury?

Windykacja faktury to proces odzyskiwania należności od dłużnika, który nie zapłacił w terminie za towar lub usługę wynikającą z wystawionej faktury. Obejmuje zestaw działań podejmowanych przez wierzyciela lub firmę windykacyjną mających na celu skłonienie dłużnika do uregulowania zaległości przy jednoczesnym minimalizowaniu negatywnych skutków dla biznesu, o ile jest to możliwe.
Jakie czynności może objąć windykacja wierzytelności, krok po kroku? Jak odzyskać niezapłacone faktury? Tego dowiesz się poniżej.

Przygotowanie do windykacji

Zanim zaczniesz się zastanawiać, jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury, dokładnie sprawdź umowy, poprawność dokumentów rozliczeniowych oraz terminy płatności. Zebranie tego typu informacji jest niezbędne dla przeprowadzenia rzeczowej rozmowy z dłużnikiem.

Komunikacja z dłużnikiem

Na tym etapie windykacja niezapłaconej faktury wiąże się z podjęciem działań miękkich, czyli takich, które zmierzają do polubownego załatwienia sprawy. Obejmują one między innymi:

• telefoniczne lub mailowe przypomnienia o zaległej płatności,
• próbę znalezienia rozwiązania, które pozwoli dłużnikowi na spłatę zobowiązania na miarę jego możliwości, np. rozłożenie płatności na raty lub wydłużenie terminu w zamian za uregulowanie części należności,
• gromadzenie dokumentacji – jako że odzyskiwanie należności z faktur może być procesem długotrwałym, warto odpowiednio dokumentować podejmowane działania. Pozwoli to zabezpieczyć interesy firmy w razie skierowania sprawy do sądu.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Jeśli polubowne działania nie przynoszą efektu, kolejnym krokiem do tego, jak odzyskać pieniądze z faktury, może być formalne wezwanie do zapłaty. Taki dokument powinien zawierać między innymi:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• kwotę zadłużenia,
• numer faktury i termin płatności (dla określenia wierzytelności),
• żądanie zapłaty w określonym terminie (np. 7 lub 14 dni),
• informację o dalszych krokach, na przykład skierowaniu sprawy do sądu lub wpisaniu do rejestru
• dłużników.

Wpisanie do rejestru dłużników

Wpisanie dłużnika do  biura informacji gospodarczej, jest kolejnym korkiem, na jaki może zdecydować się wierzyciel, którego dotyczy niezapłacona faktura. Kiedy można wpisać dłużnika do rejestru dłużników? Konieczne jest przestrzeganie określonych procedur:

• W pierwszej kolejności niezbędnym jest zawarcie umowy z biurem informacji gospodarczej, bo tylko wtedy wierzyciel może udostępniać informacje gospodarcze w prowadzonym rejestrze.
• Kolejno, aby móc wpisać dłużnika do rejestru, muszą być spełnione określone warunki dotyczące minimalnej wartości zadłużenia (dla przedsiębiorców jest to 500 zł), a także musi upłynąć co najmniej 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty informującego o możliwości wpisu wierzytelności do biura.
• Wpisanie dłużnika – jeżeli dłużnik nie ureguluje należności w terminie, przedsiębiorca może dokonać wpisu do rejestru, podając jego dane, podstawę zadłużenia, kwotę i termin płatności.

Postępowanie sądowe

A co, gdy klient nie chce zapłacić za usługę mimo podjętych działań polubownych? Jak odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury w takim przypadku? Gdy dłużnik nadal nie reguluje należności, możesz skierować sprawę do sądu. W sprawach mniej skomplikowanych można skierować sprawę do elektronicznego postępowania upominawczego (EPU). Można złożyć także tradycyjny pozew do sądu.
Niezależnie od wybranego trybu do pozwu należy dołączyć wszystkie zgromadzone dowody – umowy, faktury, wezwanie do zapłaty, potwierdzenia korespondencji itp. Konieczne jest także uiszczenie opłaty sądowej, zgodnej z obowiązującymi przepisami. Po rozpatrzeniu sprawy sąd może wydać nakaz zapłaty. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz się uprawomocnia i stanowi tytuł wykonawczy.

Postępowanie egzekucyjne

Jeśli pomimo prawomocnego wyroku dłużnik nadal nie płaci, egzekwowanie niezapłaconych faktur obejmuje kolejny, ostateczny etap – egzekucję komorniczą. Polega ona na zajęciu majątku dłużnika przez komornika sądowego w celu przymusowego odzyskania należności.
Jak odzyskać dług zasądzony przez sąd? Jeśli wierzytelność jest objęta prawomocnym orzeczeniem sądowym np. nakazem zapłaty i ma klauzulę wykonalności, wierzyciel może złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej. Na jego podstawie komornik sądowy podejmuje działania mające na celu odzyskanie należności za fakturę, na przykład zajęcie rachunków bankowych, wynagrodzenia za pracę lub ruchomości i nieruchomości.

Dlaczego ważna jest szybka windykacja faktur?

Kwestia tego, jak odzyskać dług od dłużnika, to nie wszystko – znaczenie ma także szybkość podjęcia działań. Dzięki szybkiej reakcji windykacja zaległych faktur może przebiec szybciej i sprawniej, co dodatkowo minimalizuje ryzyko utraty pieniędzy na skutek przedawnienia długu lub podjęcia przez dłużnika działań restrukturyzacyjnych lub upadłościowych.
Bieżąca windykacja przeterminowanych faktur jest istotna także z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala bowiem na uzyskanie środków na terminowe regulowanie własnych zobowiązań, a także finansowanie bieżącej działalności oraz inwestycji. W ten sposób przedsiębiorstwo może uniknąć zatorów płatniczych, które mogłyby negatywnie wpłynąć na jego kondycję finansową i zdolność do realizacji kolejnych zamówień.

Jak odzyskać pieniądze z faktury?

Zastanawiasz się, jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę? Możesz rozważyć kilka opcji.
Windykacja samodzielna
W takim przypadku wierzyciel sam, bez udziału osób trzecich, podejmuje działania windykacyjne. Taka windykacja dłużnika pozwala na zminimalizowanie kosztów związanych z opłatami prowizyjnymi lub ryczałtowymi do minimum, jednak wymaga nakładu czasu i podstawowej wiedzy, jak odzyskać dług z faktury.

Windykacja za pomocą firmy windykacyjnej

Decydując się na to rozwiązanie, wierzyciel nie musi zastanawiać się, jak ściągnąć dług za niezapłaconą fakturę – wszelkie działania w jego imieniu podejmuje firma windykacyjna. Rozwiązanie to ma wiele zalet, przede wszystkim wyróżnia się często większą skutecznością i nie wymaga tak dużego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Jednak często, zlecenie sprawy windykacyjnej wyspecjalizowanej firmie może odbić się na relacjach z dłużnikiem.

Sprzedaż długu

Jeśli nie chcesz zastanawiać się, jak ściągnąć należność za fakturę, lub angażować w proces odzyskiwania należności, możesz rozważyć także sprzedaż wierzytelności. Na czym polega odkupienie długów? W ramach tego rozwiązania wierzyciel przenosi prawa do odzyskania należności na inny podmiot, zwykle specjalistyczną firmę windykacyjną lub finansową. W zamian otrzymuje natychmiastową płatność, która w przypadku kupimyfakturę.pl, w zależności od oceny ryzyka, może wynosić nawet do 85% wartości nominalnej, jaką miała niezapłacona faktura.
KupimyFakturę.pl. to proste rozwiązanie, które umożliwia sprzedaż faktur po upływie terminu płatności. Dzięki maksymalnemu uproszczeniu procesu i automatyzacji wyceny, pieniądze możesz mieć już w ciągu trzech dni roboczych od podpisania umowy – bez zastanawiania się, jak wyegzekwować niezapłaconą fakturę. Już teraz przekonaj się, ile możesz zyskać, sprzedając nam swoje długi!