Dłużnik kwestionuje fakturę – realny spór czy sposób na uniknięcie zapłaty?

W relacjach biznesowych nie jest niczym nadzwyczajnym, że dłużnik kwestionuje fakturę. O ile ma to miejsce tuż po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru i opiera się na konkretach, sprawę można potraktować jako zwyczajny element komunikacji. Co jednak, gdy zastrzeżenia pojawiają się dopiero po upływie terminu płatności, często bez wcześniejszych uwag i bez konkretnego uzasadnienia? Sprawdź, co jako przedsiębiorca możesz zrobić w tej sytuacji.

Czy dłużnik może odmówić zapłaty faktury?

To, czy klient może odmówić zapłaty faktury, w dużej mierze zależy od okoliczności. Zgodnie z przepisami dłużnik ma do tego prawo, jeśli:

• druga strona nie wykonała umowy lub wykonała ją nienależycie – w relacjach wzajemnych świadczeń każda ze stron może wstrzymać się ze spełnieniem świadczenia do czasu zaoferowania świadczenia przez drugą stronę,
• świadczenie wzajemne ma wady – przepisy o rękojmi (np. art. 560 Kodeksu cywilnego) pozwalają na wstrzymanie płatności lub żądanie obniżenia ceny, jeśli towar lub usługa nie spełniają standardów umowy,
• faktura zawiera błędy formalne lub rachunkowe – gdy dłużnik twierdzi, że faktura jest błędna (np. wpisano złą kwotę lub niewłaściwe dane), ma prawo domagać się korekty przed uregulowaniem należności,
• dłużnik dokonuje potrącenia – jeżeli obie strony są wobec siebie jednocześnie wierzycielami i dłużnikami, możliwe jest wzajemne umorzenie wierzytelności do wysokości wierzytelności niższej (art. 498 Kodeksu cywilnego).

Co równie ważne, fakt że klient kwestionuje fakturę, to za mało, by skutecznie uchylić się od obowiązku zapłaty. W obrocie gospodarczym samo sprzeciwienie się dokumentowi księgowemu nie ma mocy prawnej, jeśli nie idą za nim twarde dowody, które w sposób konkretny i weryfikowalny potwierdzają niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Warto także pamiętać, że gdy kontrahent podważa fakturę, to właśnie na nim spoczywa prawny obowiązek udowodnienia uchybień.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania wierzytelnościami? Już teraz odwiedź nasz blog!

Kiedy faktura jest sporna?

Termin „faktura sporna” odnosi się do sytuacji, w której dłużnik formalnie i merytorycznie kwestionuje treść dokumentu księgowego, wysokość naliczonej kwoty lub samą zasadność jej wystawienia. Nie wystarczy więc samo zakwestionowanie faktury – konieczne jest przedstawienie konkretnych, obiektywnie weryfikowalnych dowodów potwierdzających istnienie uchybień w wykonaniu umowy lub rozliczeniu.
Jak odróżnić realny spór od wymówki? Znaczenie mają tutaj zarówno moment zgłoszenia uwag, jak i stopień ich szczegółowości. Rzetelny kontrahent działa od razu i opiera się na faktach, podczas gdy nierzetelny posługuje się ogólnikami oraz odwleka płatność bez uzasadnienia. Jeśli klient zgłasza zastrzeżenia dopiero po terminie płatności, a do tego nie potrafi wskazać konkretnych, popartych dowodami uchybień, z ogromnym prawdopodobieństwem jest to tzw. spór pozorowany, którego celem jest bezpłatne kredytowanie własnej działalności kosztem płynności finansowej innej firmy.

Co zrobić, gdy klient kwestionuje fakturę?

Sytuacja, w której kontrahent nie chce zapłacić i kwestionuje fakturę, wymaga natychmiastowych, zdecydowanych działań. Takie podejście pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko dalszego odwlekania płatności, ale także rozwiązać spór, zanim dojdzie do jego eskalacji. Jednocześnie im szybciej zostanie zidentyfikowany problem, tym łatwiej będzie podjąć decyzję co do kolejnych kroków.
Co zrobić, gdy klient kwestionuje fakturę? Postępowanie w dużej mierze zależy od zasadności sporu i dowodów przedstawionych przez kontrahenta.

Weryfikacja zarzutów

Kiedy dłużnik kwestionuje fakturę, pierwszym krokiem zawsze powinno być dokładne sprawdzenie dokumentacji związanej ze zleceniem, w tym umowy, ustaleń mailowych, protokołów odbioru, potwierdzeń wykonania usługi oraz wszelkiej korespondencji między stronami. To pozwoli ustalić, czy zgłaszane zastrzeżenia mają rzeczywiste podstawy, czy też stanowią jedynie pretekst do unikania zapłaty.

Wezwanie do przedstawienia oficjalnego stanowiska na piśmie

Równocześnie z prowadzeniem własnego audytu należy wezwać dłużnika kwestionującego fakturę do pisemnego przedstawienia swojego stanowiska. W oficjalnym wezwaniu (wysłanym e-mailem lub listem poleconym) warto wyznaczyć konkretny termin na udzielenie odpowiedzi, a także wezwać kontrahenta do szczegółowego wskazania wszystkich zastrzeżeń wobec faktury, określenia ich podstaw faktycznych i prawnych oraz przedstawienia dowodów je potwierdzających.
Jeśli klient zgłasza zastrzeżenia dopiero po terminie płatności, a w odpowiedzi na wezwanie unika konkretów lub całkowicie milczy, przedsiębiorca zyskuje jednoznaczny dowód dla sądu lub firmy windykacyjnej, że dłużnik wymyśla powody, żeby nie zapłacić faktury. Z kolei w przypadku, gdy druga strona przedstawi merytoryczne argumenty, pisemna forma ułatwi podział należności na część sporną oraz bezsporną, którą kontrahent ma obowiązek uregulować natychmiast.

Podział należności w zależności od przedmiotu sporu

Sytuacje, kiedy zostaje zakwestionowana cała niezapłacona sporna faktura, nie zdarzają się często – znacznie częściej dłużnik podważa jedynie konkretną część rozliczenia, np. cenę pojedynczej usługi, partię towaru z danej dostawy czy rzekomo niewykonane prace dodatkowe. W takim przypadku można, a nawet trzeba, wyodrębnić kwotę bezsporną i wezwać dłużnika do jej natychmiastowego uregulowania. Jeśli klient kwestionuje fakturę wystawioną na wyższą sumę, twierdząc, że uchybienia dotyczą tylko części zlecenia, nie ma żadnego prawa wstrzymywać płatności za resztę prawidłowo wykonanych prac.

Wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty

Gdy argumenty dłużnika są nieuzasadnione lub niepoparte żadnymi dowodami, a on sam nadal uchyla się od zapłaty, konieczne może być podjęcie działań windykacyjnych, analogicznie jak w przypadku standardowych roszczeń. Prócz mailowych czy telefonicznych przypomnień o płatności, warto wystosować oficjalne przedsądowe wezwanie do zapłaty, które ze względu na swój charakter stanowi formalne potwierdzenie istnienia wierzytelności.

Postępowanie sądowe

Postępowanie sądowe i egzekucyjne stanowi ostateczny krok w sytuacji, gdy ani wezwania polubowne, ani oficjalna korespondencja przedprocesowa nie skłoniły dłużnika do uregulowania należności. Jeśli Twoja dokumentacja jest bez zarzutu, a kontrahent podważa fakturę wyłącznie w celu odwlekania płatności, skierowanie sprawy na drogę sądową pozwala na definitywne przecięcie sporu i przymusowe odzyskanie środków.

Cesja wierzytelności – alternatywa dla tradycyjnej windykacji

Innym sposobem, na to, jak odzyskać pieniądze, gdy klient kwestionuje fakturę, a jego roszczenia są nieuzasadnione, może być cesja wierzytelności. To nowoczesne narzędzie finansowe, które pozwala na szybki odkup długów i natychmiastowe uwolnienie zamrożonej gotówki, bez konieczności przechodzenia przez długotrwały proces sądowy. Polega ona na przeniesieniu praw do niespłaconej należności z cedenta na wyspecjalizowany podmiot trzeci (cesjonariusza).
Jeśli Twój klient zgłasza zastrzeżenia dopiero po terminie płatności, unika kontaktu, a Ty masz dość bezowocnych dyskusji i czekania na pieniądze, sprzedaż długu to najprostsza droga do odzyskania spokoju i płynności finansowej. Kupimy Fakturę to prosta usługa internetowa, która umożliwia błyskawiczne pozbycie się problemu nierzetelnego kontrahenta i odzyskanie zamrożonych pieniędzy w zaledwie kilka chwil i bez zbędnych formalności. Już teraz skorzystaj z możliwości bezpłatnej wyceny i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać, sprzedając dług w jej ramach.
Skorzystaj z bezpłatnej wyceny i odzyskaj zamrożoną gotówkę!