Event się odbył, a pieniędzy brak – jak branża eventowa wpada w zatory płatnicze?

Organizacja wydarzeń to branża działająca w modelu, w którycm nawet pojedyncze opóźnienie może zaburzyć płynność finansową. Eventy generują wysokie koszty jeszcze przed rozpoczęciem projektu, podczas gdy przychody często pojawiają się dopiero po jego zakończeniu. Ryzyka związane z takim sposobem rozliczeń można jednak skutecznie ograniczyć. Poniżej pokazujemy, jak to zrobić.

Kiedy następuje płatność za event?

W przypadku branży eventowej nie obowiązuje jeden sztywny model rozliczeń, co daje możliwość elastycznego ustalenia warunków współpracy. Te powinny przewidywać między innymi to, jak będzie wyglądała organizacja eventów, płatność czy finalizacja całego projektu. W kwestii płatności i rozliczeń najczęściej stosuje się:

• Płatność po realizacji eventu – to jeden z najprostszych i zarazem najczęściej stosowanych modeli rozliczeń. Przewiduje, że całość wynagrodzenia jest wypłacana dopiero po zakończeniu wydarzenia, najczęściej na podstawie wystawionej faktury z określonym terminem płatności.  Rozwiązanie to jest wygodne dla klienta, jednak dla wykonawcy wiąże się z koniecznością wcześniejszego sfinansowania wszystkich kosztów organizacyjnych, co może wpływać na płynność finansową firmy.
• Model zaliczkowy – w tym modelu klient dokonuje częściowej płatności jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu, najczęściej w formie zaliczki lub zadatku (np. 30–50% wartości umowy). Pozostała część wynagrodzenia jest regulowana po zakończeniu eventu. Ogranicza to ryzyko po stronie wykonawcy i pozwala lepiej zabezpieczyć budżet projektu już na etapie przygotowań.
• Płatności etapowe – często stosuje się je przy większych i bardziej złożonych realizacjach. Wynagrodzenie jest dzielone na kilka części i wypłacane w określonych etapach, np. po podpisaniu umowy, przed eventem, w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu. Taki sposób rozliczenia pozwala ograniczyć ryzyko finansowe – wykonawca może na bieżąco pokrywać koszty organizacji eventu, a płatność trafia do niego sukcesywnie wraz z postępem prac.

Co zrobić, gdy klient nie zapłaci po evencie?

Event zrealizowany, a brak pieniędzy? Tego typu sytuacja może szybko przerodzić się w poważny problem z płynnością finansową, dlatego działania warto podjąć od razu, nie licząc, że problem sam się rozwiąże. W pierwszej kolejności należy sprawdzić status płatności i poprawność dokumentacji, a następnie rozpocząć kontakt z klientem w celu wyjaśnienia przyczyny opóźnienia. Równolegle warto wdrożyć standardowe procedury windykacyjne – od przypomnień, przez wezwanie do zapłaty, aż po ewentualne działania prawne lub sprzedaż wierzytelności.




Gdy działania polubowne nie przynoszą efektu, konieczne może być skierowanie sprawy na drogę sądową. Pozwala ono na uzyskanie tytułu wykonawczego (np. nakazu zapłaty lub wyroku), a następnie – po nadaniu klauzuli wykonalności – przekazanie sprawy do egzekucji komorniczej w celu przymusowego odzyskania należności.
Odwiedź również nasz blog, gdzie znajdziesz więcej wskazówek związanych z prowadzeniem działalności i zarządzaniem wierzytelnościami.

Jak utrzymać płynność w branży eventowej?

Organizacja wydarzeń niesie ze sobą konkretne ryzyka, które mogą wpływać na płynność finansową firmy i powodować zatory płatnicze. Eventy wiążą się nie tylko z koniecznością ponoszenia wielu zobowiązań finansowych jeszcze przed rozpoczęciem realizacji, ale także często wysokimi kosztami początkowymi oraz odroczonymi płatnościami. Specyficznym elementem branży jest także zależność od podwykonawców, którzy wymagają płatności szybciej, niż reguluje ją klient końcowy, co dodatkowo zwiększa presję na bieżące zarządzanie przepływami pieniężnymi i wymaga stosowania rozwiązań stabilizujących płynność. Jak zatem utrzymać płynność w firmie eventowej?

Zarządzanie płatnościami

Ze względu na sposób, w jaki funkcjonują eventy, faktury i płatność powinny być ściśle powiązane z harmonogramem realizacji projektu oraz kosztami ponoszonymi na poszczególnych jego etapach. Dzięki temu wpływy od klienta mogą zostać dopasowane do momentów największych wydatków, co znów pozwala zachować równowagę finansową i ogranicza konieczność finansowania projektu ze środków własnych firmy.

Kontrola ryzyka

Aby zminimalizować ryzyko sytuacji, w których klient nie płaci za organizację eventu, warto już na etapie nawiązywania współpracy dokładnie go zweryfikować. Analiza wiarygodności finansowej, historii dotychczasowych rozliczeń oraz ewentualnych wpisów w rejestrach dłużników pozwala ograniczyć ryzyko współpracy z nierzetelnym kontrahentem i lepiej zabezpieczyć przyszłe przepływy pieniężne.

Zabezpieczenia umowne

Podstawą realizacji projektu zawsze powinna być umowa pisemna. Powinna ona zawierać m.in. precyzyjne terminy płatności, zapisy dotyczące odsetek ustawowych za opóźnienia, a także możliwość wstrzymania realizacji w przypadku braku zapłaty. W branży eventowej coraz częściej stosuje się również dodatkowe zabezpieczenia, takie jak zadatek, weksel czy gwarancje bankowe, które zwiększają bezpieczeństwo finansowe wykonawcy.

Bieżące monitorowanie należności

Kontrolowanie faktur od momentu wystawienia pomaga na bieżąco identyfikować opóźnienia oraz reagować na brak terminowych wpłat. Im szybciej firma zareaguje na brak płatności, tym większa szansa na odzyskanie środków bez konieczności uruchamiania formalnych procedur windykacyjnych.

Jak finansować organizację wydarzeń?

Finansowanie organizacji wydarzeń może stanowić duże wyzwanie ze względu na rozkład wydatków, z jakim wiąże się event. Cash flow w takim modelu często wymaga wcześniejszego zaangażowania znacznych środków własnych, bez zapewnionych jeszcze wpływów od klienta. Z tego też względu warto wiedzieć, jak finansować event przed płatnością, by utrzymać stabilność finansową firmy.

Zaliczki od klientów lub płatności etapowe

To jedno z najważniejszych i najbezpieczniejszych narzędzi finansowania w branży eventowej. Zaliczka (np. 30–50% wartości umowy) pozwala pokryć pierwsze koszty organizacyjne jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu. Z kolei płatności etapowe dzielą wynagrodzenie na kilka części, dzięki czemu firma nie finansuje całego wydarzenia z własnych środków.

Faktoring

Faktoring polega na sprzedaży wystawionych faktur firmie faktoringowej, która wypłaca większość należności niemal od razu, bez konieczności czekania na płatność od klienta. To rozwiązanie szczególnie przydatne przy długich terminach płatności w B2B. Pozwala utrzymać płynność finansową nawet wtedy, gdy klient reguluje należność dopiero wielu tygodniach.

Kredyt obrotowy

Kredyt obrotowy jest formą finansowania bankowego, pozwalającą utrzymać płynność w okresach zwiększonych wydatków i opóźnionych płatności. W branży eventowej może służyć do pokrywania kosztów wielu projektów jednocześnie, jeszcze zanim wpłyną środki od klientów. 

Sprzedaż wierzytelności

Sprzedaż wierzytelności (cesja faktury) polega na przeniesieniu prawa do otrzymania zapłaty na inny podmiot w zamian za ustaloną wcześniej kwotę, stanowiącą procent wartości pierwotnego zobowiązania. Skup faktur zazwyczaj obejmuje zobowiązania po terminie, dlatego najlepiej sprawdza się, gdy brak płatności po evencie uniemożliwia utrzymanie bieżącej płynności finansowej.

Martwisz się o opóźnione płatności? Eventy – owszem – generują wysokie koszty, jednak te nie muszą zaburzać płynności finansowej firmy. Szybki odkup długów oferowany przez Kupimy Fakturę pozwala zamienić wystawioną fakturę na gotówkę niemal od razu, bez zbędnych formalności.
Sprawdź swoją fakturę i odzyskaj pieniądze jeszcze dziś – wyceń ją w Kupimy Fakturę i zobacz, ile możesz otrzymać w kilka chwil.