Jak przygotować wezwanie do zapłaty i co powinno zawierać?

Wezwanie do zapłaty jest oficjalnym pismem wzywającym dłużnika do uregulowania zobowiązania i jako element tzw. miękkiej windykacji często pomaga unikać procesu. Co powinien zawierać taki dokument? Jak napisać wezwanie do zapłaty, by zwiększało szansę na odzyskanie należności bez angażowania sądu i ponoszenia dodatkowych kosztów? Już teraz poznaj odpowiedzi na powyższe pytania!

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to formalny dokument skierowany do dłużnika, w którym wierzyciel żąda uregulowania zaległej należności w określonym terminie. Jednocześnie informuje o obowiązku zapłaty oraz prawnych konsekwencjach, jakie mogą nastąpić w przypadku braku spłaty zobowiązania.
Warto również wiedzieć, czym jest ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. To ostatnie pismo wystosowane do dłużnika przed skierowaniem sprawy do sądu. Chociaż pod względem merytorycznym wzór takiego wezwania do zapłaty nie różni się od standardowego, sygnalizuje zakończenie etapu przedsądowego i gotowość złożenia pozwu w razie dalszego braku spłaty.
Zobacz również: Klient nie płaci za fakturę – co możesz zrobić, by odzyskać należności za wykonaną usługę?

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty wysyła się najczęściej po upływie terminu płatności, gdy dłużnik nie uregulował zobowiązania mimo wcześniejszych przypomnień. Wiele w tej kwestii zależy jednak od rodzaju należności, zapisów umowy czy samej relacji z kontrahentem. W jakich sytuacjach można wystosować wezwanie do zapłaty?

• Od razu po terminie płatności faktury – jeśli faktura/umowa określa konkretną datę płatności, przedsądowe wezwanie do zapłaty można wystosować już następnego dnia. Zgodnie z przepisami wierzyciel ma także prawo naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.
• Gdy termin płatności nie jest określony w umowie – w sytuacji, gdy umowa ani faktura nie określają terminu płatności, zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego świadczenie staje się wymagalne „niezwłocznie po wezwaniu wierzyciela”. Wzór wezwania do zapłaty powinien więc uwzględniać te informacje.
• Po wcześniejszych, mniej formalnych próbach – wezwanie do zapłaty przygotowuje się zazwyczaj, gdy inne próby polubownego załatwienia sprawy nie przynoszą rezultatów.

Czy można samemu napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Wierzyciel może samodzielnie sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wzór takiego dokumentu nie jest narzucony przez Kodeks postępowania cywilnego, jednak powinien mieć charakter formalny i informować dłużnika o wysokości zobowiązania, terminie płatności oraz konsekwencjach braku uregulowania należności. Wezwanie powinno też zawierać termin w jakim oczekujemy na zapłatę wierzytelności standardowo jest to od 7 do 14 dni – chociaż przepisy nie regulują powyższej kwestii. Warto także dołączyć dokumenty potwierdzające roszczenie (faktura, umowa).
Jakie formalne elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać:

• nagłówek: „Wezwanie do zapłaty” lub „Przedsądowe wezwanie do zapłaty”.
• datę i miejsce sporządzenia pisma,
• dane wierzyciela: nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP/REGON/KRS (jeżeli dotyczy), informacje o ewentualnym pełnomocniku,
• dane dłużnika: pełna nazwa/imię i nazwisko, adres do doręczeń, ew. numer KRS/CEIDG,
• dokładne określenie podstawy roszczenia: numer i data faktury, umowy, opis świadczenia, daty wymagalności,
• dokładną kwotę do zapłaty wraz z odsetkami, jeśli te zostały naliczone, oraz ewentualnymi kosztami dodatkowymi (np. rekompensata za koszty odzyskiwania należności),
• konkretny termin zapłaty (np. 7–14 dni od doręczenia) i sposób zapłaty (numer rachunku bankowego),
• konsekwencje braku zapłaty po terminie (np. wniesienie pozwu, przekazanie do windykacji),
• podpis i ewentualne dane kontaktowe

Czy można samemu wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Polskie prawo nie ogranicza wierzycielowi możliwości samodzielnego wysłania wezwania do zapłaty. Druk powinien jednak zostać nadany tak, by możliwe było potwierdzenie jego doręczenia. Z tego też względu najczęściej wybieranymi opcjami są:

• list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• przesyłka kurierska z potwierdzeniem odbioru,
• e-mail z załączonym plikiem PDF wysłany na adres kontrahenta poświadczony potwierdzeniem odbioru,

Czy brak przedsądowego wezwania do zapłaty może wpłynąć na sprawę sądową?

Według polskiego prawa procesowego zasadniczo wierzyciel nie ma obowiązku wysyłania przedsądowego wezwania do zapłaty przed wytoczeniem powództwa. Brak tego dokumentu może jednak wpłynąć na rozstrzygnięcie kwestii kosztów procesu, a także wydłużyć czas prowadzenia sprawy – ponieważ może być to dodatkowy argument dla kwestionowania roszczenia przez dłużnika. Warto także pamiętać, że zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego w pozwie należy wskazać, czy podjęto próbę polubownego rozwiązania sporu, wyrazem spełnienia tego obowiązku może być właśnie skierowanie pisemnego wezwania.
Skuteczne wezwanie do zapłaty często stanowi wystarczający krok, by dłużnik uregulował swoje zobowiązanie. Jeśli jednak tak nie jest, bądź wierzyciel nie chce podejmować samodzielnie kroków polubownych, może rozważyć sprzedaż wierzytelności z faktury.
Dzięki usłudze takiej jak KupimyFakture.pl wierzyciel może łatwo zamienić swoją wierzytelność na gotówkę. Rozwiązanie to sprawdza się nie tylko w przypadku trudnych do odzyskania należności, ale także wszelkich sytuacji, gdy przedsiębiorca nie chce angażować się w proces windykacji lub potrzebuje środków na finansowanie bieżącej działalności czy inwestycje. Już teraz skorzystaj z naszego kalkulatora i zobacz, jakie korzyści może przynieść Ci sprzedaż niezapłaconych faktur!